Einführung eines DMS

Das Projekt befasst sich mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems für das KSL, damit auch für IMISE und KKSL.

Motivation

Eine Gruppe von Instituten wie IMISE, KKSL und KSL-SMO verwaltet einen enormen Dokumentenbestand. Gerade im Bereich klinischer Studien existieren umfangreiche Vorschriften zu deren Verwaltung. Am Markt existieren hunderte von DMS-Lösungen. Schon aus Gründen der Durchführbarkeit beschränkte sich die Marktübersicht auf 4 Produkte, die aus verschiedenen Gründen kostengünstig zur Verfügung standen (Alfresco, OpenText Livelink, Microsoft Sharepoint, Gauss VIP). Es wurde ein Kriterienkatalog mit folgenden Kriterien ausgearbeitet:

Benutzbarkeit des Clients (für Nutzerakzeptanz)
Erzeugung von Dokumenten (Erstellen von Dokumenten im System oder Import von außerhalb)
Organisation von Daten (aka Verwaltung von und Arbeit mit Dokumenten)
Suche und Präsentation
Zugriffskontrolle
Datensicherung
IT-Integration (Einbindung in bestehende IT-Systemlandschaft)
Erweiterbarkeit des Systems
Betrieb (serverseitig)
Kosten

Der Kriterienkatalog diente als Basis für einen Vergleich der Produkte mit Hilfe von Testinstallationen. Die Gewinner waren Alfresco und Sharepoint. Sharepoint konnte aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit und seiner guten Integration in die Microsoftproduktpalette (Punkt 2). Alfresco lag dafür in praktisch allen anderen Punkten, wenn auch knapp, vorn. Deshalb wurde noch eine DMS-Challenge Alfresco vs. Sharepoint an einem realen Anwendungsszenario, der Verwaltung von Standardarbeitsvorschriften (SOPs), durchgeführt. Hierbei konnte sich Alfresco knapp durchsetzen.