SOP-Creator

Motivation

Standardisierte Arbeitsanweisungen (Standard Operating Procedures, SOP) sind ein wesentliches Element der Qualitätssicherung im Gesundheitswesen. Die Handhabbarkeit von SOPs in Form von umfangreichen papierbasierten Dokumenten ist insbesondere in einem dezentral strukturierten Kompetenznetz mit unterschiedlichen Teilnehmern recht begrenzt. Es besteht daher der Bedarf ein rechnergestütztes Management von SOPs mit dezentraler Redaktion, zentraler Verwaltung, nutzerspezifischer Bereitstellung zur Verfügung zu stellen.

Zielsetzung

Ziele und Anforderungen an die rechnerbasierte Unterstützung von SOPs sind:

• Verwaltung von SOPs und zugehörigen Dokumenten
• Integration anderer Referenzsysteme (z.B. Data Dictionary)
• Unterstützung der Generierung neuer SOPs
• Adäquate Aufbereitung der SOPs für unterschiedliche Nutzergruppen, Gütegrade, Referenzsysteme durch verschiedene Detailliertheitsgrade
• Aufdeckung von zyklischen Inhalten (Widerspruchsfreiheit)

Vorgehen

Der SOP-Creator ist eine Softwareanwendung auf Basis des Content Management Systems (CMS) VIP. Für die Eingabe, Änderung und Überprüfung von SOPs wurde der VIP HTML-Client mit SOP-spezifischen Erweiterungen versehen. Er bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche für Redakteure und Qualitätssicherer. Die Verwaltung der SOPs erfolgt zentral im CMS VIP und umfasst Qualitätssicherungszyklus, Versionsverwaltung sowie Referenzverwaltung. Für die verteilte Bereitstellung über das Internet wird eine Webversion (HTML) und eine daraus generierte Druckversion (PDF) der SOPs angeboten. Derzeit wird der SOP-Creator zur Erstellung von 84 SOPs für das Anwendungsgebiet der Malignen Lymphome eingesetzt. Hierbei arbeiten 20 Redakteure an fünf Standorten innerhalb Deutschlands zusammen. Ihre Erfahrungen fließen direkt in die fortlaufenden Entwicklungsarbeiten am SOP-Creator ein.

Ansprechpartner

Beteiligte Personen und Partner

Status und Meilensteine

Status

Der SOP-Creator ist seit Juli 2004 produktiv im Einsatz bei der AG QM des KML.

Neben der routinemäßigen Wartung des produktiv eingesetzten SOP-Creators werden neue Fähigkeiten des zugrundeliegenden CMS implementiert, um die Einsatzmöglichkeiten des SOP-Creators zu erweitern und seine Nutzbarkeit zu verbessern. Hierzu gehören:

• Mandantenfähigkeit
• grafische und chronologische Änderungsverfolgung
• semantische Erfassung der Inhalte einer SOP zur nutzerorientierten Präsentation
• Grafische Aufbereitung von SOP-Strukturen
• Erweiterbarkeit um Untergruppen von SOPs

Meilensteine

• 07/2004: Produktiver Einsatz
• 03/2004 – 06/2004 : Komplette Reimplementierung
• 10/2002 – 02/2004: Programmierung erweiterter Funktionen
• 12/2001 – 09/2002: Entwicklung des SOP-Creators (Stufe 1) auf Basis des CMS Gauss VIP
• 05/2001 – 11/2001: Evaluation von nutzerfreundlichen Editoren für die SOP-Eingabe
• 12/2000 – 04/2001: Evaluation kommerziell verfügbarer SOP-Systeme
• 08/2000 – 11/2000: Konzept für die rechnerbasierte Unterstützung von SOPs unter Berücksichtigung verschiedener Sichten