eForms für SOPs

Motivation

In den SOPs des KKS werden Workflows durch papierbasierte Formulare abgebildet. Dies wird durch das Projekt eForms geändert. Hintergrund ist die oft sehr freie Interpretation der geforderten Daten in den Formulare. So ist es keine Seltenheit, dass Daten hinzugefügt oder weggelassen werden, oder falsche und nicht plausible Daten in den Formularen stehen. Hier soll das Projekt Abhilfe schaffen und durch Prüfungen während der Eingabe solche Fehlerquellen bereits eliminieren.

Ebenso verlangen die SOPs bei bestimmten Workflow die Einholung von Genemigungen durch Vorgesetzte. Dies wird nun durch eMails abgebildet, die eine solche Genehmigung anfordern und der jeweils zuständige Mitarbeiter direkt im elektronischen Formular seine Änderungen vornimmt.

Es ist vorgesehen, die Formulardaten in den jeweiligen Datenbanken zu speichern und bei Bedarf als PDF zum Ausdruck anzubieten (im Falle eines Audits).

Kooperation

Eine Abstimmung mit der Arbeitsgruppe Studiendatenbanken 1 ist hierbei unbedingt erforderlich, da alle Mitarbeiter die Formulare nutzen sollen und eine Harmonisierung der SOPs beider Arbeitsgruppen erfolgen muß.

Für die Implementation der Formulare ist eine Übersicht über alle Studien des KKS/IMISE notwendig, um eine Auswahl im Formular zu ermöglichen. Dazu bedarf es der Kopplung diverser Datenbanken.

Meilensteine

In der Arbeitsgruppe Studiendatenbanken 2 wird bereits zur Zeiterfassung und zum Dokumentieren von Supportanfragen das Tool PHProjekt genutzt, welches frei verfügbar ist. Es läßt sich durch s.g. Add-ons erweitern, die eForms werden als ein solches Add-ons zur Verfügung gestellt. Dabei wird das Gruppenkonzept von PHProjekt genutzt, auch ist dort bereits eine Nutzerauthentifizierung gegeben.

Zunächst wird an einem ersten Formular die von PHProjekt bereitgestellte API ausgetestet. Da es leider keine Dokumentation gibt, wie ein Add-on zu erstellen ist, erfolgt während der Implementation eine Dokumentation der verfügbaren Schnittstellen.

Wird das Ergebnis der ersten Bemühungen von den Nutzern akzeptiert, erfolgt Implementation weiterer Formulare. Diese müssen zum Teil erst mit der AG Studiendatenbanken 1 harmonisiert werden.